Preparados para la toma de decisiones

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Todos los días y a cada momento estamos tomando decisiones. Algunas son de rutina, que uno no se da ni cuenta de que las está tomando, y otras son estratégicas.

Garabed Arakelian, docente de Toma de decisiones

Hay muchas decisiones que son realmente de emergencia, que uno tiene que tomarlas de improviso. Algunas son grandes decisiones, otras son decisiones pequeñitas. Algunas son muy racionales, otras son totalmente intuitivas, pero todas están afectando de alguna manera nuestra vida; algunas incluso en una forma impensada.

Esto que nos pasa todo los días a nivel personal, pasa también en las empresas donde la toma de decisiones tiene una clara incidencia en la marcha de los negocios. Sobre todo en las empresas chicas, el que toma las decisiones casi siempre es el dueño de la empresa y es quien tiene que decidir — de repente con pocos recursos — qué hace. Se pregunta: “¿Qué hago?; ¿invierto en publicidad?; ¿hago las ampliaciones que tanto quiero hacer?; ¿hago aquello que me está pidiendo aquella persona de la empresa o aquella sección de la empresa?; con los pocos recursos que tengo ¿dónde me conviene invertirlos?

El 22 de octubre empieza un curso en Fundasol sobre Toma de decisiones, a cargo de Garabed Arakelian, docente que tiene más de 20 años de dedicación y de experiencia en capacitación empresarial. No sólo da este curso de Toma de decisiones, sino que también da otro curso sobre Gestión del tiempo; Capacitación de mandos medios y Conducción de personal.

Alejandro Landoni — ¿Por qué es importante hacer un curso para tomar decisiones? Seguramente mucha gente nunca se lo planteó.

Garabed Arakelian — Es cierto, porque la toma de decisiones al igual que los temas de comunicación que usted maneja, son temas que están incorporados en la rutina diaria y son cosas que se hacen intuitivamente y están ya asumidas en nuestro subconsciente. Es decir que comunicamos de manera inconsciente la mayoría de las veces.

Usted sabe que para entender la comunicación hay que sacarla a flote, ponerla en la conciencia y revisarla.

Luego pasa lo mismo con la toma de decisiones. Por una comodidad natural del ser humano que tiende a la economía de esfuerzos, una cantidad de mecanismos y de rutinas se incorporan en el subconsciente para desde ahí utilizarlas, manejarlas. Pero llega un momento, en el cual hay que hacer subir a la superficie, a la conciencia, los factores que están incidiendo en la toma de decisiones cuando ella tiene alguna característica particular.

 

A.L. — Lo primero que se me ocurre pensar es que cada persona afronta de forma diferente la resolución de problemas, porque cada persona tiene una manera de encarar distinta que va con la experiencia y con el saber que tiene.

¿Cómo podemos pensar que hay entonces una metodología para tomar las decisiones?

 

G.A. — Es cierto, uno tiene que tomar decisiones cuando tiene problemas, y cuando las respuestas a ese problema son más de una, entonces ahí hay que tomar una decisión.

La metodología es más que nada un desarrollo, un proceso, que consiste en identificar el problema; en ver las características que ese problema tiene; en buscar información con respecto a ese problema; ver las distintas posibilidades que ofrece y optar entre ellas. Aquella que desde el ángulo que uno está analizando el tema, o desde el ángulo que tiene sus conveniencias y sus intereses sea el mejor, el más rentable, el más económico, el que cause menos daño, o el que sea más satisfactorio.

El mecanismo interno del ser humano es un tema muy complejo. Nosotros tomamos decisiones y decisiones muy importantes la mayoría de las veces guiándonos o por la intuición, que algunos les va muy bien y dirán “a mí me sirve”, mo quiero entrar a discutir eso, y otras veces guiándose por factores emocionales, subjetivos, donde la respuesta última es: “Porque me da la gana” o “Porque me gusta y chau”.

 

A.L. — Es una buena respuesta… un buen argumento.

 

G.A. — Eso está en el terreno de los derechos individuales y aunque se perjudique, igual dice: “me perjudica sí, pero es lo que me gusta; es lo que quiero hacer y frente a una disyuntiva adonde puedo perder desde algún punto de vista quizás material — o quizás emocional, afectivo—; yo entiendo que por otras razones, por otros principios que para mí son más caros en ese momento, tengo que tomar una decisión”.

Eso va desde romper un contrato, hasta romper una relación de carácter afectivo.

 

A.L. — ¿Es lo mismo tomar una decisión a nivel personal? Porque a nivel personal uno tiene derecho a decir “Hice tal cosa porque quise y no tengo porque dar explicaciones”. Ahora, cuando por ejemplo uno es el gerente de una empresa se complica más, ya no es lo mismo.

¿Son los mismos factores que uno toma en cuenta para tomar esas decisiones?

 

G.A. — Los factores están siempre presentes a distintos niveles, pero tiene que haber predominios de otros factores. Es decir que cuando uno tiene una posición jerárquica de la cual dependen la suerte, el destino o los intereses de otros, se entiende que tiene que actuar de otra manera. No sobreponiendo sus intereses, sino que sin perder naturalmente sus puntos de vista o sus aspectos que quiere conservar, tiene que mirar el colectivo y además tener una mirada en perspectiva; estratégica digamos.

No es la resolución de efecto inmediato, sino que en una empresa tenemos un planteo que va más allá, con muchas personas.También en el plano individual uno tiene vistazos estratégicos que van más allá, pero mientras que en lo personal, pueden predominar los aspectos emocionales; no son tan convenientes que predominen en la toma de decisiones esos aspectos que tienen que estar guiados por la presencia de factores materiales, comprobables. Porque las empresas o los emprendimientos se plantean objetivos y los objetivos tienen requisitos. Uno de ellos es que tienen que ser medibles y la única forma de medir algo es en términos materiales y después explicar porqué no se llegó o a alegrarse porque se llegó y se pasó ese objetivo, pero siempre en términos materiales. Es decir que eso es medible.

Las satisfacciones personales, los índices de alegría no se pueden medir de esa manera, pero pueden ser muy bien tomas de decisiones para muchísimas personas… para todos, no para algunos. La problemática está en que esto no tiña de manera negativa el otro campo.

El enfoque que yo hago es no hacer un curso donde sea estrictamente técnico, donde hablamos de la metodología. Esa metodología marcha muy bien, por ejemplo en una decisión de carácter económico, donde se dice “invertimos esto; invertimos allá”; — aunque pueden haber equivocaciones también —, pero que se explican racionalmente. O toma de decisiones en un emprendimiento de carácter de Ingeniería Civil o algo así, donde uno va tomando decisiones y dice: “hago primero esto , hago primero aquello”, y va estableciendo metas y las puede comprobar, entonces ahí son factores racionales.

Pero mucho más difícil es establecer estos parámetros en términos de carácter personal, emocional, afectivo, porque el ser humano no se parte; uno va a su trabajo llevando la mochila de los problemas emocionales, efectivos que tiene en su casa y del mismo modo vuelve del trabajo a su casa, portando la mochila cargada con los problemas que tuvo en el trabajo.

Me parece equivocado desde mi punto de vista hacer un corte o no contemplar que en el ser humano existen estos dos aspectos que se están influenciando recíprocamente.

Vamos a poner el énfasis en algunos aspectos metodológicos, que son aquellos aspectos que el empresario sobre todo tiene en cuenta porque quiere hacer una aplicación práctica. Va a un curso para sacar un provecho y ese provecho lo vierte en su empresa. Naturalmente que si quiere tener un asesoramiento en términos de toma de decisiones productivas, o provechosas en el terreno afectivo tiene que ir a un curso de apoyo espiritual.

 

A.L. — Tiene que ir al psicólogo.

 

G.A. — No es mi especialidad, pero no dejo de ignorar que esos aspectos están presentes y por eso entonces enfocamos sabiendo que esto existe. Los aspectos particularmente que sean medibles, que sean aplicables en el trabajo, porque en nuestro país sobre todo donde el 98% de la producción surge de los emprendimientos pequeños y medianos, también es cierto que los empresarios en una absoluta mayoría, son personas que han llegado a la condición de empresarios a través de un prolongado esfuerzo donde su capacitación no ha sido la de empresario precisamente; se han hecho empresarios con errores y con algunos aciertos.

 

A.L. — Sí, sobre la marcha.

 

G.A. — Exacto, y en la medida en que pasa el tiempo y las cosas se ponen más complejas, — porque el mundo se pone más complejo —, entonces el empresario se da cuenta que necesita algunas herramientas, algunos lineamientos que le sirvan de referencia para conducir su pequeña empresa.

 

A.L. — Hay decisiones que pesan mucho. Por ejemplo, a la hora de despedir a una persona, el tema de tomar la decisión y después llevarla a la práctica es un tema complicado.

¿Cómo se aborda este tipo de cuestiones dentro de la metodología que usted da?

 

G.A. — No soy partidario de dar recetas y es lo primero que les digo a los participantes, porque es muy difícil dar una receta exitosa porque en esto interviene el ser humano, — interviene de ambos lados —, no se puede predecir la actitud que van a tener en cada momento, ni tampoco se puede establecer un marco invariable a través del tiempo y en toda circunstancia que rodean esas decisiones.

Por lo tanto lo mejor en mi concepto, es que quien va a tomar la decisión vaya muñido de algunas herramientas que le permitan acercarse lo más posible a una toma de decisión acertada. O si se quiere decir de otra manera, a una toma de decisión sabiendo cuáles son los peligros, los riesgos o las consecuencias negativas que pueden tener esa toma de decisiones, porque toda toma de decisión por un lado responden a una solución de problemas, pero por otro lado instala otros problemas.

Esa es, no digo la ambigüedad, pero la ambivalencia de toda toma de decisiones; por un lado soluciona un problema, o es lo que pretende, y por otro lado crea problemas también.

Eso nos da un criterio de sistema, es decir, donde no hay una respuesta lineal para los problemas. Decir: “Esto se soluciona de esta manera y esta es la solución definitiva y después me quedo tranquilo”. No.

Se trata de crear conciencia de que cada vez que soluciono un problema estoy realmente enfrentándome a la posibilidad de aparezca otro problema y por lo tanto, ser conscientes de que esos otros problemas van a ser también objeto de toma de decisiones. En qué medida yo aumento esa bola de nieve para que se convierta en otra bola más grande o, en qué medida lo voy empequeñeciendo o aislando para que no me afecte negativamente.

La metodología consiste más que nada en eso, en tener conciencia, en tener pensamiento estratégico, el conocimiento de los aspectos sistémicos dentro de los cuales trabajamos, y en fortalecer algunos aspectos que cada uno tiene en distinta medida en lo que es la relación personal.

Refiriéndome estrictamente a este caso que usted me planteaba de despedir a una persona, que también puede darse en el caso contrario, porque es una toma de decisión, incorporar personal. ¿A quién incorporo?, ¿cómo lo incorporo?, ¿con qué características?, ¿con qué perfil?, también es una tema de decisión donde se erra muchísimas veces y después se generan problemas.

Es decir que todo el problema de la toma de personal, de la sanción, de la disciplina o de la expulsión de personal, también son tomas de decisiones que en algunos casos digamos de “sainete”, se pueden tomar con música de fondo y a los gritos, y la explicación es la que yo intentaba decirle hoy al principio: ¿por qué lo hizo? “Porque se me dio la gana” o “Porque yo soy el que manda acá y chau”.

Esas cosas se pueden hacer, pero hay que ser conscientes de que se pagan las consecuencias también.

Uno no está en un campo abierto, sino que está dentro de una sociedad compleja que tiene sus leyes, sus normas y sus comportamientos establecidos. Todo eso afecta.

 

A.L. — Usted decía que la metodología es un poco identificar el problema, ver las características, buscar información, ver posibilidades y después hay que elegir.

El tema de la innovación y la creatividad imagino que debe de ser un tema bien interesante.

 

G.A. — Sí, como no. La introducción de nuevos conceptos desde todo punto de vista, puede ser desde el punto de vista de aplicación de metodología?, o de lo que puede ser la reingeniería de la organización en la empresa.

Todos esos aspectos son tomas de decisiones a las cuales tenemos que estar muy atentos, porque producen modificaciones que pueden ser mayores que lo que se quiere solucionar y que pueden generar gravísimos problemas.

En esto además incide otro factor que es el tener claro que además de la metodología y las medidas que se adopten, hay un problema que estas cosas no se hacen en soledad, porque como afectan al conjunto y ese conjunto va a estar incorporado al resultado de esa toma de decisiones, nosotros no podemos olvidar a ese conjunto al cual va a estar afectando. Lo necesario es que ese conjunto de personas que van a recibir esas modificaciones como resultado de una toma de decisiones también realice el proceso de apertura mental como para aceptar lo nuevo.

Muchas veces las tomas de decisiones tienen un aspecto negativo que puede ser “no cambio nada y sigo igual”. Es una toma de decisión también. Así como se dice en términos de comunicación: el silencio es una comunicación, también en toma de decisión decir “no cambio nada y sigo así”, es una toma de decisión.

Cambiar es otro aspecto de la toma de decisiones, sabiendo qué va a pasar.

En ambos aspectos tengo que medir. ¿Cómo obtengo resultados de esa toma de decisiones?

A través de la gente y esa gente tiene que estar preparada también para entender el cambio y esa es una modificación dificilísima, porque desde el punto de vista intelectual la absoluta mayoría de las personas entienden las cosas, lo que es más difícil es hacer la conversión interna de que eso que se entiende intelectualmente, se convierta en actitud para convertirlo en realidad.

 

A.L. — Ahí le decía el tema de la toma de decisiones y la puesta en práctica…

 

G.A. — Exacto, es eso.

 

A.L. — Cuando preparábamos esta nota, Arakelian me decía que es el caso por ejemplo del que dice “yo me voy a casar”, pero en realidad nunca fija la fecha de la boda.

 

G.A. — Exacto.

 

A.L. — Esa es la diferencia entre tomar la decisión, pero después llevarla a la práctica.

 

G.A. — Claro.

Lo que uno modestamente pretende es utilizar un lente de fotografía gran angular para cubrir todo el espectro y también tener la posibilidad de utilizar pequeños lentes que enfoquen directamente los pequeños problemas.

Por ejemplo, temas domésticos como la compra de una casa, la compra de un vehículo, la compra de material, la compra de máquinas, — herramientas o máquinas de escritorio —; son todas tomas de decisiones que conllevan aspectos organizativos y aspectos económicos y financieros, pero en una empresa en funcionamiento por ejemplo, nos dijeron “Acá todo marcha bien y qué problema va a ver”.

 

A.L. — ¡Ojalá!

 

G.A. — Hay tomas de decisiones que son rutinarias, que necesariamente hay que tomarlas porque son la comprobación de que todo marcha bien.

Si no se establece un ritmo para esa toma de decisiones, o si esta toma de decisiones no atiende los cambios que se van produciendo y que se van introduciendo, entonces la toma de decisiones después de cierto tiempo termina en un descarrilamiento; se desfasan. Por eso también el aspecto de la toma de decisiones tiene que ser: tomar decisiones sobre aspectos rutinarios para hacerlos más metódicos, más efectivos, y también estar preparados para tomar decisiones frente a imponderables o en casos en los cuales uno estratégicamente puede pensar que van a suceder o que pueden suceder, pero que quizás no sucedan. Lo peor que puede pasar es que uno no esté preparado para tomar una decisión cuando eso pase.

 

A.L. — En Comunicación se habla mucho de los planes de contingencia y hay casos que son más que obvios; en función de la actividad uno sabe que si tiene una compañía contra incendios y se le prende fuego la Casa Matriz, más vale que tenga un plan de contingencia por lo menos de comunicación para explicar lo qué pasó.

 

G.A. — Exacto. Estos problemas que estamos planteando son toma de decisiones, pero también es comunicación.

Son también una gestión de sus aspectos empresariales y de los aspectos personales. Entra la comunicación, entra la motivación, los aspectos subjetivos y todo eso forma un conglomerado, — un complejo por todos los factores que inciden—. Entonces, separar la cosa y tomar un aspecto nada más pasando una fórmula mágica de éxito en esto, significa no preparar a la persona que asiste al curso para que sepa que existen otras cosas también.

 

A.L. — Me llamó la atención ver que en Internet hay mucha doctrina sobre toma de decisiones y que no es algo novedoso.

 

G.A. — Sí, hay tomas de decisiones que están reguladas por métodos matemáticos. Esas son toma de decisiones matemáticas, exactas que se pueden comprobar.

Lo que yo introduzco en esto es otro factor que se da en la pequeña empresa, que es la presencia del empresario, de su familia, de sus amigos que trabajan en la empresa; las dimensiones pequeñas de la empresa y la ausencia por razones obvias, de especialistas o sectores especializados para que cada uno de los aspectos de cada empresa, por más pequeña que sea, tiene que cubrir, porque son parte esencial de trabajo de toda empresa. Es decir, la gestión administrativa, los aspectos económicos y financieros, la parte productiva o de servicios, la incorporación de la tecnología, las relaciones humanas.

Así uno tenga un bolichito o tenga una empresa de mediano porte son todas cosas que están presentes y alguien las tiene que resolver.

En el caso del pequeño empresario, las tiene que resolver él, pues entonces se tiene que preparar porque el salto del quiosco o del boliche a la empresa es un salto bastante grande, aunque las dimensiones de la empresa no parezcan ameritar esto, pero las complejidades que se introducen en la empresa para funcionar en el marco de una sociedad y un mundo complejo, le exigen ese tipo de conocimiento, de capacitación y de preparación.

Es una preparación mental y anímica que es la del conocimiento de las cosas, el de saber que existen y el de prepararse anímicamente para enfrentarlas y reconocer que nadie sabe todo lo que tiene que saber.

 

Por más información el teléfono de Fundasol es 4002020.

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